Was kostet eine überbesetzte Schicht?

In der Praxis bleibt eine überzählige Kraft selten die ganze Schicht. Sie wird nach Hause geschickt, bezahlt wird trotzdem die vereinbarte Mindesteinsatzzeit. In vielen Event- und Cateringbetrieben sind das 4 Stunden. Bei Arbeit auf Abruf schreibt das Gesetz mindestens 3 aufeinanderfolgende Stunden vor, wenn nichts anderes vereinbart ist.

Ab 1. Januar 2027 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 14,60 € pro Stunde. Im Event- und Cateringbereich wird häufig etwas darüber gezahlt. Wir rechnen deshalb mit 15 € pro Stunde. Für gewerbliche Minijobs zahlt der Arbeitgeber pauschal bis zu 31,17 % zusätzlich, dazu kommt die Unfallversicherung. Vereinfacht rechnen wir mit einem Faktor von 1,3.

78 € sind dabei die Untergrenze. Bleibt die Person die ganze Schicht, weil man „ja vielleicht doch noch jemanden braucht“, kostet sie bei 6 Stunden schon 117 €.

78 € klingen nach wenig. Interessant wird es, wenn man die Zahl auf einen ganzen Betrieb hochrechnet.

Wir vergleichen zwei typische Betriebe: einen Event-Caterer mit 50 Aushilfen und einen Arena- oder Messebetrieb mit 200 Aushilfen. Im Schnitt arbeitet jede Person 6 Schichten im Monat, was bei Minijobs gut zur Verdienstgrenze passt.

Beide Betriebe planen ihre Reserve auf zwei Arten:

• Nach Bauchgefühl: pauschal 15 % mehr Leute einladen als nötig.
• Datenbasiert: Die tatsächliche Ausfallquote liegt bei 5 %. Dazu kommt eine kleine Sicherheitsmarge, zusammen also etwa 7,5 % Reserve.

Bei 5 % Ausfall stehen beim Bauchgefühl-Puffer rund 10 % der Leute umsonst da. Bei der datenbasierten Reserve sind es nur noch etwa 2,5 %.

Zur Einordnung:

• Beim Caterer mit 50 Aushilfen stehen jeden Monat gut 1.700 € an der Garderobe herum. Das entspricht etwa einer zusätzlichen Kraft mit Teilzeitvertrag, die nie im Dienstplan auftaucht.
• Beim Arenabetrieb mit 200 Aushilfen wandern jeden Tag rund 230 € in Einsätze, die niemand gebraucht hat, auch an Tagen ohne Veranstaltung. Über das Jahr ist das mehr, als eine Vollzeitstelle in der Disposition kostet.

Dazu kommt ein Posten, der in keiner Lohnabrechnung auftaucht: die Koordination. Jede überzählige Kraft muss angefragt, bestätigt, gebrieft, erinnert und am Ende wieder abgemeldet werden. Wie viel Bürozeit das in Ihrem Betrieb ausmacht, zeigt unser Einsparpotenzial-Rechner.

Fairerweise gehört auch die andere Seite in die Rechnung. Fehlt an einer Bar eine Kraft, entstehen Schlangen. Manche Gäste stellen sich dann gar nicht erst an. Ein einfaches Modell:

Ein Beispiel mit Annahmen: Eine Kraft setzt an der Bar 250 € pro Stunde um. Fehlt sie drei Stunden lang und geht ein Drittel davon verloren, sind das rund 250 €. Das ist mehr als die 78 € für eine überzählige Kraft. Genau deshalb wird so gern aufgestockt.

Der Punkt ist nicht, dass Reserve falsch ist. Der Punkt ist: Ohne Daten weiß niemand, wie viel Reserve nötig ist. Dann wird aus „ein bisschen Puffer“ schnell ein fester Aufschlag.

Die Verhaltensökonomie hat dafür einen Namen: Verlustaversion. Daniel Kahneman und Amos Tversky haben gezeigt, dass Verluste psychologisch etwa doppelt so schwer wiegen wie gleich große Gewinne. Eine Unterbesetzung erleben wir als Verlust: Gäste sind verärgert, das Team ist gestresst, die Kundschaft beschwert sich. Die gesparten 78 € sind dagegen ein abstrakter Gewinn, und sie verteilen sich unsichtbar über das ganze Jahr.

Hinzu kommt Unsicherheit. Wer nicht weiß, ob von 40 Zusagen 38 oder 32 Leute erscheinen, plant aus Vorsicht für den schlechtesten Fall. Diese Vorsicht kostet jeden Abend Geld.

Dasselbe Prinzip im Kleinen, für eine einzelne Veranstaltung mit 40 Positionen und 5 % Ausfallquote:

Allein dadurch, dass die Ausfallquote bekannt ist, sinken die Mehrkosten um 234 € pro Veranstaltung. Dafür braucht es drei Kennzahlen:

1. Rücklaufquote: Wie viele der Angefragten haben sich überhaupt entschieden?
2. Ausfallquote: Wie viele Zusagen werden kurzfristig abgesagt oder nicht wahrgenommen, getrennt nach Veranstaltungstyp?
3. Verlässlichkeit pro Person: Wer sagt zu und kommt auch, wer eher nicht?

Wie Sie solche Kennzahlen messen, beschreibt unser Beitrag Die 7 wichtigsten Kennzahlen der Personalplanung.

• PULS zeigt pro Veranstaltung live, wie viele Positionen besetzt sind, wie viele Angefragte schon entschieden haben und wie viele weitere Zusagen realistisch noch zu erwarten sind. Reserve wird dort ausdrücklich eingeplant und nicht stillschweigend aufgeschlagen.
• Freiwillige Zusagen per Swipe sorgen dafür, dass nur Leute eingeplant werden, die wirklich wollen.
• Der Stundenalarm zeigt, wer schon nah an der Minijob-Grenze ist. Das ist wichtig, damit Ersatzkräfte die Grenze nicht reißen (Minijob 2027).

Eine überzählige Kraft kostet 78 €. Bei 50 Aushilfen summiert sich das auf über 20.000 € im Jahr, bei 200 Aushilfen auf über 80.000 €. Der Hebel liegt nicht darin, knapper zu planen, sondern genauer: Wer seine Ausfallquote kennt, setzt Reserve gezielt ein und spart den Rest.

Wie viel ließe sich in Ihrem Betrieb sparen? Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial in zwei Minuten, ohne Registrierung.

Stand: November 2026. Die Beispielwerte (Stundenlohn 15 €, Mindesteinsatzzeit 4 Stunden, 6 Schichten pro Person und Monat, Ausfallquote 5 %, Umsatz pro Kraft) sind Annahmen zur Veranschaulichung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.